Die Bestelldaten stehen im ERP, die Planung in Excel und die Rückmeldungen kommen über ein Webformular. Solange nur wenige Vorgänge anfallen, lassen sich die Übergänge oft von Hand erledigen. Später entstehen Rückfragen: Welcher Stand gilt? Wurde die Änderung schon übernommen? Warum stimmen die Zahlen im Bericht nicht mit denen im ERP überein?
Eine Schnittstelle kann solche Übergänge unterstützen. Ihr wichtigster Teil ist jedoch nicht die Datenübertragung. Zuerst muss klar sein, welche Informationen fachlich zusammengehören, welches System sie verbindlich führt und wie Fehler behandelt werden. Mit den folgenden Schritten schaffen Sie eine belastbare Grundlage für die Planung.
1. Starten Sie bei einem konkreten Ablauf
Beschreiben Sie zunächst einen vollständigen Vorgang. In einem hypothetischen Beispiel melden Mitarbeitende den Abschluss eines Auftrags über eine Webanwendung. Der Auftrag stammt aus dem ERP, die voraussichtlichen Einsatzzeiten werden bisher in Excel geplant. Die Rückmeldung soll den Bearbeitungsstand aktualisieren und später in eine Auswertung einfließen.
Notieren Sie, wer welche Information benötigt und zu welchem Zeitpunkt. Muss der Auftrag sofort sichtbar sein, oder genügt eine regelmäßige Übernahme? Darf eine Planung vorläufige Aufträge enthalten? Wer darf einen Abschluss korrigieren? Diese fachlichen Fragen bestimmen die Lösung stärker als die Auswahl eines technischen Übertragungswegs.
Für den ersten Schritt sollten Sie einen Ablauf wählen, der einen erkennbaren Nutzen hat und überschaubar bleibt. Alle Systeme gleichzeitig zu verbinden, macht die erste Umsetzung schwer überprüfbar. Eine abgegrenzte Verbindung kann bereits zeigen, ob Datenqualität, Zuständigkeiten und Arbeitsweise zusammenpassen.
2. Legen Sie die führende Quelle für jede Information fest
„Das ERP ist führend“ reicht als Aussage häufig nicht. Ein ERP kann verbindlich für Auftragsnummern und Kunden sein, während die Planung Einsatztermine verwaltet und das Webportal Rückmeldungen erfasst. Halten Sie diese Zuständigkeiten pro Information fest.
- Auftragsnummer: Wer vergibt sie, und bleibt sie über die gesamte Bearbeitung erhalten?
- Status: Welche Zustände gibt es, und wer darf den Übergang auslösen?
- Termine: Welcher Termin ist geplant, bestätigt oder tatsächlich erreicht?
- Mengen: Welche Einheit gilt, und wie werden Teilmengen behandelt?
- Korrekturen: Wo werden sie vorgenommen, und welches System erhält sie anschließend?
Eine kleine Tabelle mit Information, Quelle, Ziel, Verantwortlichem und Übernahmezeitpunkt hilft hier mehr als ein Diagramm mit vielen Pfeilen. Gerade Schreibzugriffe müssen eindeutig sein. Wenn zwei Systeme denselben Wert unabhängig ändern dürfen, benötigen Sie eine Regel für Konflikte.
3. Prüfen Sie die Daten mit echten Beispielen
Ein sauberer Datensatz verdeckt viele Schwierigkeiten. Wählen Sie deshalb auch stornierte Vorgänge, fehlende Angaben, doppelte Einträge und ungewöhnliche Artikel aus. Verwenden Sie für eine Vorprüfung nur die dafür erforderlichen Daten und klären Sie den zulässigen Umgang mit ihnen.
Häufig liegen Unterschiede im Detail: Eine Tabelle enthält Datumswerte und Freitext im selben Feld. Kunden werden einmal über eine Nummer und einmal über ihren Namen zugeordnet. Ein leerer Wert bedeutet in einem System „unbekannt“, im anderen „nicht erforderlich“. Solche Unterschiede brauchen fachliche Regeln. Eine automatische Übernahme sollte sie nicht stillschweigend interpretieren.
Auch historische Daten verdienen eine eigene Entscheidung. Müssen sämtliche alten Vorgänge übernommen werden, oder reicht ein definierter Zeitraum? Sollen alte Datensätze nur lesbar sein? Ein klarer Umfang verhindert, dass die Verbindung unbemerkt zu einem großen Datenbereinigungsprojekt wird.
4. Wählen Sie den Übertragungsweg nach dem Bedarf
Ein regelmäßiger Dateiimport kann für eine tägliche Auswertung ausreichend sein. Eine direkte Anbindung kann nötig werden, wenn Anwender aktuelle Aufträge während der Bearbeitung abrufen müssen. Maßgeblich sind Aktualität, Datenmenge, zulässige Zugriffe und die Möglichkeiten der beteiligten Systeme.
Prüfen Sie die unterstützten Schnittstellen mit den jeweiligen Herstellern oder Betreuern. Klären Sie, welche Funktionen tatsächlich verfügbar sind und welche zusätzlichen Freigaben oder Kosten entstehen. Die allgemeine Aussage „eine API ist vorhanden“ beantwortet noch nicht, ob der benötigte Status gelesen oder geändert werden kann.
Excel kann dabei weiterhin eine Rolle spielen, etwa für eine fachliche Auswertung. Wird eine Tabelle als regelmäßige Eingabequelle verwendet, braucht sie aber einen vereinbarten Aufbau: klare Spalten, eindeutige Kennungen und Prüfungen vor der Übernahme. Frei verschobene Spalten und manuell geänderte Formate sind eine andere Ausgangslage als eine verbindliche Importvorlage.
5. Planen Sie den Fehlerfall genauso sorgfältig
Was passiert, wenn das Zielsystem nicht erreichbar ist oder nur ein Teil der Daten übernommen wurde? Ein Übertragungsweg ist erst alltagstauglich, wenn solche Situationen sichtbar werden und jemand handeln kann. Legen Sie fest, wer eine Fehlermeldung erhält, welche Informationen sie enthält und wie ein Vorgang erneut verarbeitet wird.
Ein besonders wichtiger Prüffall ist die Wiederholung: Wird derselbe Auftrag zweimal übertragen, darf daraus nicht unbeabsichtigt ein zweiter Auftrag entstehen. Dafür müssen Vorgänge eindeutig zugeordnet und bereits verarbeitete Daten erkannt werden. Nach Korrekturen braucht es ebenfalls eine nachvollziehbare Regel für die erneute Übernahme.
Besprechen Sie außerdem Zugriffsrechte, Protokollierung und Betreuung. Welche Informationen darf die Verbindung lesen? Welche darf sie verändern? Wer bemerkt eine Änderung am Dateiformat oder am Quellsystem? Diese Zuständigkeiten gehören zur laufenden Nutzung und sollten vor der Einführung vereinbart werden.
6. Machen Sie die Abnahme konkret
Definieren Sie vor der Entwicklung einige durchgängige Prüffälle. Beispielsweise: Ein neuer Auftrag erscheint mit der richtigen Kennung im Portal; eine Korrektur wird nachvollziehbar übernommen; eine ungültige Rückmeldung wird mit verständlichem Hinweis zurückgehalten; eine Wiederholung erzeugt keine Dublette. Prüfen Sie anschließend auch die fachlichen Ergebnisse, nicht nur das Übertragungsprotokoll.
Beim Energiereporting für Bodycote wurden Verbrauchsdaten mit Standort- und Maschineninformationen sowie Vertragskonditionen verbunden. Dieses veröffentlichte Projekt zeigt, warum Daten erst durch ihren fachlichen Zusammenhang für eine Auswertung brauchbar werden.
Als Vorbereitung genügt zunächst eine Seite mit Ablauf, Datenquellen, führenden Informationen, gewünschter Aktualität und den wichtigsten Fehlerfällen. Auf unserer Seite zu Schnittstellen und Systemintegration finden Sie den Einstieg in diese Aufgaben. Wenn Sie eine konkrete Verbindung planen, besprechen Sie mit uns einen typischen Vorgang und die dabei verwendeten Systeme.